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Outlookでメールが送信できない原因と対処方法

Outlookでメールが送信できない原因と対処方法

Outlookでメールが送信できないという不具合報告が相次いで寄せられていました。
今回は、メールが送信できない原因と対処方法についてまとめていきます。

今回のケースは以下の通りです。
・これまで何の問題もなく使えていたのに急に送信ができなくなった。
・何の設定も変えていないのに、送信ができない。
・送信済みになっているのに相手に届いていない。

というものです。

Outlookでメールが送信できない理由とは

まずは、結論からいうとOutlook側で障害が発生しているようです(2020年10月の事象)。

従って、どうしてもOutlookのアドレスでメールを送信したい場合には、時間をおいて試してみるしか方法がありません。

Outlookでメールが送信できない時の対処方法

今回のメールが送信できない不具合に関しては、

・送信済みメールボックスに入っているにも関わらず、先方に届いていない

という厄介なケースも存在します。

送信エラーがでるなら、エラー発生が認知できますが、送信済みボックスに入っているにも関わらず相手に届いていないのは、こちらで認識できないのでかなり厄介です。

つまり、こちらとしては送信ボタンを押して、送信済みになったと思っていたところ、先方には届いておらず「レスポンス遅いなぁ」と思われている可能性もあります。

そこで、今回は具体的な対策をまとめていきます。

Outlook以外のメールソフトを使う(iPhoneなどを活用する)

メールアカウントを設定できるのは、Outlookだけではありません。

会社がiPhoneで社内アドレス利用を許可している場合は、iPhoneのメーラーから利用することもできます。

Outlook以外のメールソフトを設定する場合には

  • メールパスワード
  • メールサーバーアドレス
  • メールサーバー番号

などが必要になりますが、すべて把握している場合は下記の設定により、iPhoneでもメールが使用できます。

  1. 設定設定アイコンをタップします。
  2. パスワードとアカウントをタップします。
  3. アカウントを追加をタップします。
  4. 使用中のアドレスの発行元毎に適切な箇所をタップします。

メールサーバーのアドレスわかる場合には、iPhoneなどのメーラーに設定することもできます。

Gmailなど別のメールソフトを使う

Outlookでメールが送信できない場合は、メール前文において「Outlookに障害が発生しており、メールが送信できない」ということを明記したうえで、Gmailなどを活用するのもひとつの案です。

しかし、高いセキュリティレベルを求める企業間のやりとりにおいては、社内アドレス以外の使用を禁じている会社も存在します。

従って、outlook以外のメールアドレスでメールを送る前には、上司・取引先などに確認をとったほうがいいかもしれません。

万が一、先方企業が高いセキュリティレベルを維持している場合に、一般のアドレスからメールが届いた場合に、こちら側のセキュリティ体制に疑問符が付けられてしまい、最悪の場合は、今後の取引に影響が出てしまう場合があります。

いつもと違うアドレスを使用する場合には、社内・取引先に根回しをしたうえで使用することがおすすめです。

また、いつもやり取りしているアドレス以外からメールが届くと、不信感を与えてしまいますので、事前に電話などで「Outlookで送れないので」という前置きをしたほうが良いケースもあります。

電話・FAXなど連絡手段を切り替える

Outlookメールが使えない場合は、代替の連絡ラインを使うしかありません。

メールの障害と言っても、長期間にわたって続かず、長くても数日で復旧しますので、

最も有力なのは、電話でのやり取りでしょう。

その際は、「メールで障害が起こっておりまして、電話で失礼します、」という形で前置きをしつつやり取りをしましょう。

確認用にCC/BCCに自分用のアドレスを追加しておく。

メール送信の際には、BCCおよびCCに自分用のアドレスを添付して、しっかり自分宛てにも届いているか確認する姿勢が重要です。

関連:Outlook-常に自分をBCCに自動設定する方法【Office365対応】

自分宛てのアドレスにも、届いていない場合には送信ができていないということを間接的に確認ができます。

まずは、相手に届いているかの裏付けをとるためにも、CC/BCCに自分のアドレスを追加しておきましょう。

【復旧確認方法】Outlook復旧後は自分宛てに送信してみる

Outlookの送信できないという事象は復旧しても、Outlook側から連絡はありません。

従って、自分のメールアドレス宛にメール送信を数時間おきに試すことで、エラーが解消したかを確認することができます。

まとめ

  • Outlookで送信できないのは障害が原因
  • 送信済みになっても相手に届ていない場合があるので、CC/BCCに自分を設定しておく。
  • 代替の連絡手段を確保しておきましょう。